RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
DE L’ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES LOBBYISTES
( Version 1.0 – Adoptée le 19 mai 2010 )
( Version 1.1 – Adoptée le 14 mars 2012 )
1. INTERPRÉTATION
1.1 DÉFINITIONS À moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements :
« Acte constitutif » désigne les lettres patentes, les lettres supplémentaires de la l’Association, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi et les avis donnés en vertu de l’article 32 de cette Loi;
« Administrateurs » désigne le conseil d’administration;
« Association » désigne l’Association québécoise des lobbyistes;
« Dirigeant » désigne tout officier, directeur général, mandataire ou autre personne nommée pour occuper tout poste créé en vertu de l’article 7.1 des présents règlements;
« Majorité simple » désigne cinquante pour cent plus un des voix exprimées à une assemblée;
« Membre » tel que définit à l’article 9.2 du règlement;
« Officier » désigne le président de l’Association et, le cas échéant, le vice-président, le secrétaire, le trésorier;
« Règlements » désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements
de l’Association alors en vigueur.
1.2 DÉFINITIONS DE LA LOI Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux termes utilisés dans les règlements.
1.3 RÈGLES D’INTERPRÉTATION Les termes employés au singulier comprennent le pluriel et vice-versa et ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa.
1.4 DISCRÉTION Lorsque les règlements confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers peuvent exercer ce pouvoir comme ils l’entendent et au moment où ils le jugent opportun dans le meilleur intérêt de l’Association.
1.5 PRIMAUTÉ En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et les règlements et l’acte constitutif prévalent sur les règlements.
1.6 TITRES Les titres utilisés dans les règlements ne le sont qu’à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l’interprétation des termes ou des dispositions des règlements.
2. LE SIÈGE SOCIAL
2.1 SIÈGE SOCIAL Le siège social de l’Association est situé à Québec, Province de Québec, Canada, à l’adresse indiquée dans l’Acte constitutif, ou à tout autre endroit situé dans la province de Québec choisi par le Conseil d’administration.
3. LES ADMINISTRATEURS
3.1 COMPOSITION L’Association est administrée par un Conseil d’administration composé de neuf (9) administrateurs élus, dont répartis idéalement au moins deux (2) deentre chacune des catégories suivantes :
Lobbyistes-conseil
Lobbyistes d’entreprise, d’association ou de regroupements
Le président sortant siège également au Conseil d’administration à titre ex officio sans droit de votre, et ce, jusqu’à ce que le président en poste devienne lui-même président sortant.
3.2 CENS D’ÉLIGIBILITÉ Seuls peuvent être administrateurs les membres en règle de l’Association, à l’exception des employés de l’Association et des personnes proscrites par la loi. Toute personne qui refuse d’adhérer à la politique de l’Association en matière d’éthique et de conflit d’intérêts qui pourrait être adoptée par le conseil, n’aura pas le cens d’éligibilité pour agir à titre d’administrateur de l’Association. Advenant le cas où cette personne est déjà administrateur de l’Association, elle perdra automatiquement le cens d’éligibilité pour agir à titre d’administrateur.
3.3 DURÉE DES FONCTIONS La durée des fonctions de chaque administrateur est de trois (3) ans à compter de la date du début de son mandat. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’expiration de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.
Le début du mandat de l’administrateur commence à la clôture de l’assemblée générale annuelle qui suit la période électorale de son élection. L’administrateur dont le mandat se termine est rééligible s’il maintient son cens d’éligibilité.
3.4 ÉLECTIONS Les administrateurs sont élus au conseil d’administration de l’Association de la façon suivante:
3.4.1 Élection par acclamation
Dans le cas où le nombre de candidats est identique au nombre de postes d’administrateur à combler, les candidats sont automatiquement élus par acclamation.
3.4.2 Élection en assemblée générale
Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres peuvent suggérer des noms de candidats présents pour combler les postes vacants. Sont élus, les candidats présents ayant obtenu le plus grand nombre de votes exprimés par les membres présents à l’assemblée.
L’assemblée peut nommer un membre de l’Association qui n’est pas en élection pour agir à titre de président des élections ou comme scrutateurs.
L’assemblée peut mettre en nomination autant de candidats présents qu’elle le désire. La candidature de toute personne admissible est acceptée sur proposition d’un membre sans appuyeur. Les mises en nomination sont closes sur une proposition dûment appuyée et non-contestée.
Le président d’élection s’assure que chaque candidat est éligible et qu’il accepte d’être mis en candidature à l’élection. Tout refus de se présenter élimine automatiquement le candidat.
Après cette élimination, s’il y a plus de candidats que de sièges vacants, il y a élection. Par contre, si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de sièges vacants, les candidats sont proclamés élus.
S’il y a élection, elle a lieu par vote secret, qui consiste à distribuer des bulletins à chaque membre qui inscrit les candidats de son choix pour un nombre correspondant aux sièges vacants.
Les scrutateurs ramassent les bulletins de vote et en font le décompte. Les noms qui ont accumulé le plus de votes sont proclamés élus. En cas d’égalité des votes pour le dernier siège, le scrutin est repris entre ces candidats seulement.
Le président des élections proclame les nouveaux élus et peut donner le décompte du vote.
Le vote peut se tenir aussi par vote électronique à l’aide d’un moyen permettant de conserver la confidentialité du vote et du votant.
3.4.3 Nomination par le conseil d’administration
Si aucun candidat ne se présente à l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration devra nommer parmi les membres, des administrateurs afin de combler les sièges vacants.
3.4.4 Publicité électorale
Un membre ne peut utiliser le sceau, les armoiries, le logo et les véhicules de communication de l’Association à des fins de publicité ou de propagande électorale, ou utiliser tout moyen susceptible de laisser croire que l’Association favorise un candidat au poste d’administrateur.
Nonobstant le premier paragraphe du présent article 3.4.4, tout candidat peut utiliser, conformément aux règles applicables en vertu du présent règlement et aux autres règles applicables, les forums de discussion que l’Association peut rendre disponible sur Internet pour faire connaître et discuter de sa candidature et de ses objectifs.
Par ailleurs, nonobstant le premier paragraphe du présent article 3.4.4, l’Association peut, au nom des candidats, transmettre par voie électronique une communication à fin électorale aux membres lui ayant fait part préalablement de leur accord à recevoir ces envois.
3.5 DÉMISSION Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au siège social de l’Association, cette démission prend effet à compter de la date de sa réception ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.
3.6 DESTITUTION Tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec ou sans motif, par les membres ayant le droit de l’élire réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée à la majorité simple. L’administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu par la Loi pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.
Un poste d’administrateur devient vacant lorsqu’un administrateur s’absente de trois (3) réunions régulières consécutives du conseil d’administration.
3.7 FIN DU MANDAT Le mandat d’un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou ipso facto s’il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.
3.8 REMPLACEMENTS Tout administrateur dont la charge est devenu vacante, sera remplacé pour le reste du terme de son mandat par un membre nommé par le conseil d’administration par simple résolution.
3.9 RÉMUNÉRATION Le conseil d’administration peut adopter une politique visant à octroyer des jetons de présence aux administrateurs pour leur participation aux réunions du conseil d’administration ou du comité exécutif. Les administrateurs ne peuvent recevoir aucune autre rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre d’officiers de l’Association. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une politique visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.
3.10 INDEMNISATION Un administrateur ou un dirigeant de l’Association qui a pris ou va prendre des engagements au nom de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens meubles et immeubles, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert à même les fonds de l’Association :
de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions ou touchant aux dits engagements; et
de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
3.11 CONFLIT D’INTÉRÊT OU DE DEVOIRS Tout administrateur ou dirigeant qui se livre à des opérations de contrepartie avec l’Association, qui contracte à la fois à titre personnel avec l’Association et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat avec l’Association, doit divulguer son intérêt au conseil d’administration et quitter la séance au moment où le conseil traite de ces questions.
Le présent article ne s’applique pas aux contrats relatifs aux services généralement offerts par l’Association à ses membres et dont l’administrateur s’est prévalu.
Un administrateur ne peut postuler, ni accepter un emploi à l’Association pendant qu’il est en fonction.
Un employé ne peut être candidat aux élections du CA de l’Association.
Si un administrateur veut postuler pour un emploi à l’Association, il doit d’abord démissionner.
4. LES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
4.1 PRINCIPE Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de l’Association sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres.
4.2 DÉPENSES Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de l’Association. Ils peuvent également par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d’embaucher des employés et de leur verser une rémunération.
4.3 DONATIONS Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à l’Association de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l’Association.
5. LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 CONVOCATION Le président, le secrétaire ou deux administrateurs peuvent convoquer une assemblée du conseil d’administration. Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par la poste, par messager, par télécopieur ou autre moyen électronique susceptible d’être lu et imprimé, à la dernière adresse connue des administrateurs. Si l’adresse d’un administrateur n’apparaît pas aux livres de l’Association, cet avis de convocation peut être envoyé à l’adresse où, au jugement de l’expéditeur, l’avis est le plus susceptible de parvenir à l’administrateur dans les meilleurs délais. L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir au moins trois (3) jours avant la date fixée pour cette assemblée. Ce délai peut être réduit à vingtquatre (24) heures dans les cas jugés urgents par le président ou le comité exécutif de l’Association.
Au moins quatre (4) réunions du conseil d’administration doivent être convoquées à chaque année.
5.2 LIEU Les assemblées du conseil d’administration se tiennent dans la province de Québec, à tout endroit indiqué sur l’avis de convocation.
En cas d’urgence, les assemblées du conseil d’administration peuvent également se tenir par conférence téléphonique ou électronique.
5.3 QUORUM Le quorum des assemblées du conseil d’administration est fixé à la majorité simple des administrateurs. Le quorum d’administrateurs ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.
Malgré le premier alinéa, le quorum requis pour la tenue d’une assemblée du conseil aux fins de modifier le présent règlement est des deux tiers des membres du conseil.
5.4 VOTE Le président n’a pas de voix prépondérante au cas de partage des voix. Tout administrateur a un droit de vote. Toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées au moins à la majorité simple des administrateurs votants.
Le vote est pris à main levée à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin secret. Si le vote se fait par scrutin secret, les administrateurs nomment deux scrutateurs qui ne sont pas administrateurs et qui dépouillent le scrutin.
Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées du conseil.
L’administrateur qui s’abstient de voter est réputé absent pour les fins du décompte des votes, mais présent pour les fins du quorum.
5.5 PARTICIPATION PAR MOYEN ÉLECTRONIQUE Un administrateur peut exceptionnellement participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens électroniques, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à l’assemblée.
Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à l’assemblée.
Le vote secret ne peut être permis lors d’une réunion téléphonique, sauf si une méthode de vote électronique permettant de conserver la confidentialité du vote et du votant est utilisée.
5.6 RENONCIATION Toute administrateur peut par écrit, télécopieur ou autre moyen électronique susceptible d’être lu et imprimé adressé au siège social de l’Association, renoncer à tout avis de convocation d’une assemblée du conseil d’administration ou à tout changement dans l’avis ou même à la tenue de l’assemblée; Une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soit pendant, soit après l’assemblée en cause. Sa présence à l’assemblée équivaut à telle renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à la tenue de l’assemblée en invoquant entre autres l’irrégularité de sa convocation.
5.7 RÉSOLUTION TENANT LIEU D’ASSEMBLÉE Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du conseil ou du comité exécutif ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces réunions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil ou du comité exécutif.
5.8 AJOURNEMENT Le président de l’assemblée peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents à une assemblée du conseil, ajourner toute assemblée des administrateurs à une date et dans un lieu qu’il détermine, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. Les administrateurs absents doivent cependant être informés de l’ajournement.
Lors de la reprise de l’assemblée, le conseil d’administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l’ajournement, pourvu qu’il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum lors de l’assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S’il n’y a pas quorum à la reprise de l’assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l’assemblée précédente où l’ajournement fut décrété.
6. LES OFFICIERS ET AUTRES DIRIGEANTS
6.1 NOMINATION OU ÉLECTION Les administrateurs élisent annuellement parmi eux, lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’Assemblée générale annuelle, un président, un viceprésident, un trésorier et un secrétaire de l’Association.
Les administrateurs peuvent créer d’autres postes et y nommer des dirigeants pour représenter l’Association et y exercer les fonctions qu’ils déterminent.
Les administrateurs pourront constituer des comités permanents et des comités ad hoc au besoin, pour faciliter le bon fonctionnement de l’Association, et déterminer leurs attributions, qu’ils exercent sous sa direction.
6.2 TERME D’OFFICE Les dirigeants et les administrateurs de l’Association restent en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs soient choisis par le conseil d’administration, sous réserve du droit des administrateurs de les destituer avant terme.
6.3 DÉMISSION ET DESTITUTION Tout dirigeant peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit à cet effet. Les administrateurs peuvent destituer tout dirigeant de l’Association et procéder à la nomination de son remplaçant.
6.4 POUVOIRS ET DEVOIRS Sous réserve de l’acte constitutif, les administrateurs déterminent les pouvoirs des officiers et autres dirigeants de l’Association. Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux officiers et autres dirigeants sauf ceux qu’ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l’approbation des membres de l’Association. Les officiers et dirigeants ont aussi les pouvoirs qui découlent de la Loi ou de leurs fonctions.
En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, le conseil peut déléguer, à titre exceptionnel et pour le temps qu’il détermine, les pouvoirs d’un officier ou d’un dirigeant à tout autre officier ou dirigeant.
6.5 PRÉSIDENT Le président préside toutes les assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi que celles des membres de l’Association. Le président de l’Association en est le principal officier et, sous le contrôle des administrateurs, il surveille et administre l’Association.
Le président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent.
Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Association sur des sujets relatifs aux affaires de celle-ci. Toutefois, le président peut désigner une autre personne pour agir en son nom comme porte-parole de l’Association.
6.6 VICE-PRÉSIDENT Le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions que peuvent de temps à autre prescrire les administrateurs ou le président.
En cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir du président, le vice-président doit exercer les pouvoirs et les fonctions du président tel qu’établi par les administrateurs et par l’article 6.5 des présentes.
6.7 TRÉSORIER Le trésorier a la charge générale des finances de l’Association. Il doit déposer l’argent et les autres valeurs de l’Association au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs peuvent désigner, chaque fois qu’il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de l’Association et de toutes les transactions par lui faites en sa qualité de trésorier.
Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats.
Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’Association par toutes les personnes autorisés à ce faire.
Il doit signer tout contrat, tout document ou autre écrit nécessitant sa signature.
6.8 SECRÉTAIRE Le secrétaire a la garde des documents et registres de l’Association. Il agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d’administration et aux assemblées des membres. Il doit donner, ou voir à faire donner, avis de toute assemblée du conseil d’administration et des comités, le cas échéant, et de toute assemblée des membres.
Il doit signer et garder les procès-verbaux de toutes les assemblées du conseil d’administration et de ses comités, le cas échéant, et de celles des membres.
Il doit garder en sûreté le sceau de l’Association, le cas échéant, il est chargé des archives de l’Association, y compris les livres contenant les noms et adresse des administrateurs et des membres de l’Association, des copies de tous les rapports faits par l’Association et de tout autres livres ou document que les administrateurs peuvent désigner comme étant sous sa garde. Il est responsable de la garde et de la production de tous les livres, rapports, certificats et autres documents que l’Association est légalement tenue de garder et de produire. Il doit signer tout contrat, tout document ou autre écrit nécessitant sa signature.
6.9 LE DIRECTEUR GÉNÉRAL Le conseil d’administration peut nommer un directeur général pour l’Association. Le cas échéant, il peut notamment assumer les responsabilités suivantes:
Veiller à l’exécution des orientations stratégiques et des décisions du conseil d’administration et du comité exécutif.
Veiller à concevoir, élaborer, planifier et proposer au conseil d’administration les affaires de l’Association.
Diriger et coordonner les employés de l’Association.
Assurer la qualité du travail des employés par la supervision et l’évaluation.
Présenter les rapports périodiques requis par le conseil d’administration.
Ou toutes autres responsabilités que lui confie le conseil d’administration.
Le Conseil d’administration doit préciser ses responsabilités dans un contrat.
7. LE COMITÉ EXÉCUTIF
7.1 COMPOSITION Le comité exécutif est composé du président, du vice-président, du trésorier, du secrétaire et de toute autre personne désignée par le conseil d’administration. Le terme d’un mandat est d’un an.
Ces derniers font partie de ce comité seulement s’ils demeurent administrateurs.
Les administrateurs peuvent destituer tout membre du comité exécutif.
7.2 VACANCES Tout officier dont la charge est devenue vacante, sera remplacé pour le reste du terme de son mandat par un administrateur élu par le conseil d’administration.
7.3 ASSEMBLÉES Le président, le secrétaire ou deux officiers du comité exécutif peut convoquer les assemblées du comité exécutif en suivant la procédure établie pour la convocation des assemblées du conseil d’administration.
Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de l’Association ou, à défaut, par un président que les membres présents choisissent parmi eux. Le secrétaire de l’Association agit également comme secrétaire du comité exécutif, à moins que le comité exécutif n’en décide autrement.
Les résolutions écrites signées par tous les membres du comité exécutif ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une assemblée du comité.
Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du comité exécutif.
Toutes autres règles applicables à la tenue des assemblées du conseil d’administration sont applicables à la tenue des assemblées du comité exécutif.
7.4 QUORUM Le quorum des assemblées du comité exécutif est établi à la majorité des membres du comité.
7.5 POUVOIRS Le comité exécutif possède tous les pouvoirs du conseil d’administration sauf ceux qui, en vertu de la Loi, doivent être exercés par les administrateurs, ceux qui requièrent l’approbation des membres ainsi que tous les pouvoirs que les administrateurs peuvent se réserver expressément par règlement.
Le comité exécutif doit rendre compte de ses activités à chaque assemblée du conseil d’administration et les administrateurs peuvent modifier, confirmer ou infirmer les décisions prises par le comité exécutif, sous réserve toutefois des droits des tiers et des membres de bonne foi.
8. LES MEMBRES
8.1 MEMBRES RÉGULIERS Peut devenir membre de l’Association, toute personne inscrite au registre des lobbyistes provincial ou fédéral qui:
Adhère aux objectifs de l’Association
Paye le droit d’adhésion fixée par le conseil d’administration
Se conforme au règlement
Seuls les membres peuvent assister aux assemblées générales, y prendre la parole et avoir le droit de vote.
8.2 CARTES DE MEMBRE Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre et en approuver la forme et la teneur.
8.3 DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION Les administrateurs peuvent décider d’exiger un droit d’adhésion ou une cotisation annuelle des membres de l’Association qui sont alors fixés par les administrateurs. Le droit d’adhésion fixée par le conseil d’administration est exigible à la date fixée par le conseil d’administration. Son paiement est un pré-requis à pouvoir voter lors de toute assemblée des membres.
8.4 RADIATION ET EXPULSION La qualité de membre se perd:
Par la radiation prononcée par le conseil d’administration pour défaut de paiement de la cotisation annuelle et après rappel du défaut de paiement au membre par le trésorier.
Si le membre cesse d’être inscrit aux registres des lobbyistes provincial ou fédéral
Par l’exclusion pour motif grave. Le conseil d’administration, par résolution des ¾ des administrateurs présents, peut expulser ou suspendre un membre si celui-ci ne
se conforme pas au règlement, au code d’éthique, aux résolutions de l’Association ou agit contrairement aux intérêts de l’Association.
Le membre a le droit de se faire entendre par le conseil d’administration. Cette expulsion ou suspension peut également être révoquée par le même processus. La radiation ou l’expulsion ne donnent droit à aucun remboursement.
8.5 DÉMISSION Un membre peut démissionner en faisant parvenir au secrétaire de l’Association un avis écrit à cet effet. Sa démission prend effet dès réception au siège social de l’Association. Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à l’Association avant que sa démission ne prenne effet. La démission ne donne droit à aucun remboursement.
9. LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
9.1 ASSEMBLÉE ANNUELLE L’assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu chaque année au siège social de l’Association ou à tout autre endroit au Québec, à la date et à l’heure que le conseil d’administration détermine par résolution.
Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance et de recevoir l’état financier et le rapport du vérificateur, d’élire les administrateurs le cas échéant, de nommer un vérificateur le cas échéant, de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l’assemblée des membres peut être légalement saisie.
9.2 ASSEMBLÉE SPÉCIALE Une assemblée spéciale des membres peut être convoquée à la demande du président, ou du secrétaire lorsqu’elle est, jugée opportune pour la bonne administration des affaires de l’Association.
L’ordre du jour d’une assemblée générale spéciale doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.
9.3 CONVOCATION SUR DEMANDE DES MEMBRES Une assemblée spéciale des membres doit être convoquée à la requête du moindre de 100 membres ou 10% des membres sans que le nombre ne soit inférieur à 10 membres.
Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de l’Association. Sur réception d’une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements de l’Association. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes, conformément à la Loi.
9.4 AVIS DE CONVOCATION Avis de convocation de chaque assemblée annuelle et de chaque assemblée spéciale des membres doit être donné aux membres ayant droit d’assister à l’assemblée au moins dix (10) jours avant la date fixée pour l’assemblée.
Cette convocation se fait au moyen d’un avis écrit envoyé aux membres de l’Association par la poste, télécopieur ou autre moyen électronique susceptible d’être lu et imprimé ou publié dans toute publication envoyée à tous les membres de l’Association.
9.5 CONTENU DE L’AVIS Tout avis de convocation à une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation à une assemblée annuelle doit obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée si elle est convoquée pour ratifier un règlement. L’avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en termes généraux les objets de l’assemblée.
9.6 IRRÉGULARITÉS Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.
9.7 PRÉSIDENT D’ASSEMBLÉE Le président de l’Association préside les assemblées des membres. À défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir un président d’assemblée. Le président d’assemblée peut voter en tant que membre, et n’a pas droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.
9.8 QUORUM Le quorum à une assemblée des membres est composé des membres présents.
9.9 AJOURNEMENT À défaut d’atteindre le quorum à une assemblée des membres, les membres présents ont le pouvoir d’ajourner l’assemblée jusqu’à ce que le quorum soit obtenu, en précisant la date et le lieu de reprise de l’assemblée ajournée. La reprise de toute assemblée ainsi ajournée peut avoir lieu sans nécessité d’un avis de convocation, lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, les membres peuvent procéder à l’examen et au règlement des affaires pour lesquelles l’assemblée avait été originalement convoquée.
9.10 VOTE Chaque membre n’a droit qu’à un vote et doit être présent pour exercer son vote.
Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu’un vote au scrutin secret ne soit demandé. À toute assemblée des membres, la déclaration du président de l’assemblée qu’une résolution a été adoptée ou rejetée à l’unanimité ou par une majorité précise est une preuve concluante à cet effet sans qu’il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrées en faveur ou contre la proposition.
Le membre qui s’abstient de voter est réputé absent pour les fins du décompte des voix, mais présent pour les fins du quorum.
9.11 VOTE AU SCRUTIN Le vote est pris au scrutin secret lorsque le président ou au moins dix pour cent des membres présents le demandent. Les scrutateurs remettent au membre un bulletin de vote sur lequel le membre inscrit le sens dans lequel il exerce son vote.
Le vote secret peut être fait avec un moyen électronique permettant de conserver la confidentialité du vote et du votant.
9.12 SCRUTATEURS Le président de toute assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu’elles soient ou non des dirigeants ou des membres de l’Association, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres.
10. L’EXERCICE FINANCIER ET LE VÉRIFICATEUR
10.1 L’EXERCICE FINANCIER L’exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année.
10.2 VÉRIFICATEUR Le vérificateur est nommé chaque année par les membres lors de leur assemblée annuelle. Sa rémunération est fixée par les administrateurs. Aucun administrateur ou officier de l’Association ne peut être nommé vérificateur. Si le vérificateur cesse d’exercer ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur.
11. LES CONTRATS, LETTRES DE CHANGE ET AFFAIRES BANCAIRES
11.1 CONTRATS En l’absence d’une décision du conseil d’administration à l’effet contraire, les actes, titres, obligations et autres documents requérant la signature de l’Association peuvent être signés par le président ainsi que par le secrétaire.
Le conseil d’administration peut, par ailleurs, autoriser en termes généraux ou spécifiques, toute personne à signer tout document au nom de l’Association.
11.2 LETTRES DE CHANGE Les chèques ou autres lettres de change tirés, acceptés ou endossés au nom de l’Association sont signés par le trésorier ou par tout dirigeant autorisé par le conseil d’administration. N’importe lequel de ces dirigeants a le pouvoir d’endosser seules les lettres de change au nom de l’Association, pour fins de dépôt au compte de l’Association ou de perception en son nom par l’entremise de ses banquiers.
N’importe lequel de ces dirigeants autorisés peut discuter, régler, établir le solde et certifier, auprès de la banque de l’Association et en son nom, tout livre de comptes; tel dirigeant peut également recevoir tous les chèques payés et les pièces justificatives et signer toute formule de règlement de solde, de bordereau de quittance ou de vérification de la banque.
11.3 DÉPÔTS Les fonds de l’Association peuvent être déposés au crédit de l’Association auprès d’une ou plusieurs banques ou institutions financières situées au Canada et désignées à cette fin par les administrateurs.
11.4 LES DÉCLARATIONS Le président, le secrétaire, tout dirigeant ou toute personne autorisée par le conseil d’administration sont respectivement autorisés à comparaître et à répondre pour l’Association à tout bref, ordonnance, interrogatoire sur faits et articles, émis par toute cour, à répondre au nom de l’Association sur toute saisie-arrêt dans laquelle l’Association est tierce saisie et à faire tout affidavit ou déclaration assermentée reliée à telle saisiearrêt ou à toute autre procédure à laquelle l’Association est partie, à faire des demandes de cession de biens ou des requêtes pour ordonnance de liquidation ou ordonnance de séquestre contre tout débiteur de l’Association, à être prises et à voter à toute assemblée des créanciers des débiteurs de l’Association; à accorder des procurations et à accomplir relativement à ces procédures tout autre acte ou geste qu’ils estiment être dans le meilleur intérêt de l’Association.
11.5 EFFETS BANCAIRES Tous les effets bancaires et contrats sont signés par deux (2) personnes désignées à cet effet par résolution du conseil d’administration.
12. MODIFICATION Les présents règlements peuvent être modifiés ou abrogés par le conseil d’administration, conformément à la loi et aux présents règlements et subséquemment ratifiés lors d’une assemblée générale des membres de l’Association.
13. DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION La procédure de dissolution commence par un référendum obtenant l’accord de 2/3 des membres. Un tel référendum doit être organisé si au moins 10% des membres en font la demande à l’intérieur d’une période de six mois.
Si le résultat du référendum est en faveur de la dissolution, l’Association peut être dissoute lors d’une assemblée générale spéciale à cet effet moyennant l’accord des deux tiers (2/3) des membres présents. Le quorum de cette assemblée spéciale, nonobstant l’article 9.8, est alors de 10 % des membres.
Les biens de l’Association sont alors distribués à un ou plusieurs organismes bénévoles ayant des buts et mission similaires et selon les modalités décidées à cette assemblée générale.
